對一般用戶而言，先要考慮的是所實際需要的分機和外線的數量，這兩因素決定交換機的配置，配置大小也決定了設備的價格。
無論國產還是進口電話交換機，由于都是采用模塊化設計，一般一塊外線板可接外線4門，一塊分機板可接分機8門。在小型的集團電話中，大多都是以這樣的板塊配置為主。大一些的數字交換機，也有很多有8門的外線板，16個分機端口的分機板。根據這個原則，用戶應該能計算出自己應該選購集團電話的配置。譬如：公司需要25個分機，那也要選擇分機端口為32的分機，不用的端口空余就可以了。
選好自己實際需要的配置后，用戶還要考慮是否要遇留、近的將來是否需要增加分機或者外線的數量，也就是說，將來需不需要擴容。如果要考慮將來會擴大分機以及外線的數量，那么一定要選購足夠將來擴容需要的機箱。也就是說，目前配置是多大，將來能擴容到多大。
集團電話交換機的功能是比較多的，但是對于普通用戶而言，主要用到的是電話呼入自動應答的話務員、分機等級、分機號碼的個性化編排、來電顯示、分機計費等等。另外一些細小的功能也值得用戶注意，比如大多數的國產交換機分機其實是不支持重撥的，進口交換機可以在撥號的時候采用速撥（比如撥一個3位數的號碼替代一個很長的外線電話號碼）等等。選用使用功能較強的設備可以讓你的工作真正事半功倍。
用戶還要注意，國產集團電話的PC機型（即可以連接電腦）一般有后備電池的接口，但是停電后不能轉移。普通機型停電后外線會轉到系統默認的前4（一般只轉4個）端口，這4個端口也就成為了4條直撥電話，可以正常使用。所以如果您選擇了PC機型，您所在的區域易停電，您的外線電話又比較重要，那么一定要考慮給您的集團電話交換機配備后備電池，保證停電正常使用。
隨著IT產業的發展，電話交換機的使用也越來越個性化，其中一個重要的標志就是背景音樂。和手機的彩鈴一樣，更多廠家已經注重了和弦背景音樂的應用。只是有很多都還不是很理想。不過，目前很多電話交換機都具有了外接音樂接口，用戶可以自行連接電腦、MP3、或者使用廠家專門生產的音樂自動播放盒等播放喜歡的音樂。
盡管交換機的功能眾多，真正用戶長用的、實用的并不是很多，只要您認真了解，不一定花很多的錢就可以買到一款你稱心如意的。
