一、用戶必須認真、如實地填寫《科技查新合同》中條款，簡明扼要寫清查新項目的科學技術要點、查新點及查新要求。查新項目的科學技術要點、查新點及查新要求應由該項目（課題、產品、專利等）負責人或掌握該項目全面情況的研究人員填寫，并加蓋委托者所屬單位公章。查新項目科學技術要點內容主要以項目創新內容與現有技術或背景技術作對比的方式進行說明（1000字以內）。
二、用戶應當盡可能地提供一套能較詳細描述委托查新項目的技術資料，如科技計劃項目申請書、研究報告、試制總結報告、項目總結報告、申報表、專利說明書、結構圖或配方，產品樣本、檢測報告、企業標準以及技術背景材料等，并隨合同一并上傳系統。
三、用戶應盡可能提供下列查新所需要的資料：
(1)參考檢索詞，包括中英文對照的查新檢索詞（含規范詞、同義詞、縮寫詞、相關詞）、專利號、化學物質登記號等。檢索詞應當是查新項目所在專業文獻中常用詞。
(2)國內外同類科學技術和相關科學技術的背景材料。
(3)參考文獻：告知該項目成員在國內外已發表的文獻，并盡可能提供與該項目相關的文獻報道和線索供查新員在檢索時參考。
四、本查新機構查新鑒證工作實行有償服務，用戶在與本機構訂立查新合同，并按規定付款后，即正式生效。查新委托書或查新委托合同簽訂后，應預付查新費用或全部付清查新費用，預付查新費用一般不得低于查新全部費用的30%；查新委托項目的查新點一般要求不超過三點，否則將視查新點增加相應的收費；委托查新內容一經確定后，不能隨意更改；若更改項目的主要內容、技術性能指標或增加查新點，則按新項目重新計費，委托時間從修改之日起計算。
五、為使查新工作取得佳效果，在本機構查新員后，請用戶與查新員密切配合，并向查新員介紹項目情況，但用戶不得向查新員施加傾向性影響，不得干涉查新活動。如因用戶提供資料或數據不當所產生的一切后果本機構概不負責。
六、 科技查新工作是一項具有科學、嚴密和復雜的工作。為保證科技查新質量，用戶應提前15個工作日以上提出查新委托（即國內外查新時間為15個工作日），委托方因特殊情況，要求提前提交查新報告時，按收費標準加收加急費。查新工作繁忙的時候，可能延長查新完成時間，具體完成時間則另行協商決定。
七、用戶在拿到查新報告時，應認真閱讀，如認為有不妥之處，應及時商談。用戶如對查新報告持有異議，可在接到查新報告后一周內將有關意見和旁證材料提交本機構，在繳納一定費用后，由本機構組織復核，如復核后證明用戶意見正確，將如數退還復核費或視正確程度，酌情退還復核費。
八、 查新報告一般只提供2份正本，用戶要求多份時，應事先聲明，并付工本費50元，報告若要傳真或特快專遞，費用另計。用戶在接到查新報告的一定時間后，應負責填寫《科技查新服務反饋表》及《科技查新服務滿意度調查表》，并寄回本機構。
九、本機構查新服務專業范圍包括農業、林業、數學、物理、化學化工、力學、生物、機械、電子、電力、自動化、計算機、光電、能源、材料、醫藥、地質、地理信息系統、科技情報等專業。
十、有下列情況之一時，本查新機構將拒絕接受查新委托：
(1) 委托查新項目不屬本機構查新專業范圍。
(2) 查新委托人不能提供與查新內容相關的技術資料。
(3) 經多次交談，查新委托人仍不能明確列出查新項目的查新點。
(4) 委托人要求交付報告時間過短，以致不能保證查新質量。
